تعریفE.R.P
ارائه تعریفی جامع برای ERP مشکل است. صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد. شاید آشنایی با ویژگیها، قابلیتها و کارکردهای ERP در بخشهای مختلف سازمان در آینده بتواند کمک خوبی برای شناخت کامل این سیستم باشد اما در این بخش برای اینکه بتوانیم زمینه های لازم را برای پرداخن به بخشهای بعدی فراهم آوریم، تعاریف مختلفی را که برای این سیستم ارائه شده است، مورد بررسی قرار می دهیم.
یکی از بهترین تعاریفی که برای ERP وجود دارد عبارت است از:
" بسته نرم افزاری کاربردی ERP یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ای است که تمام فرایندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.
دست یابی به حداکثر کارایی در پیاده سازی این نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نیازهای سازمانی، بسیار پیچیده است.ERP به سازمان برای فعالیت در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرایند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time کمک بسیار زیادی می کند."
در تعریف فوق نکات قابل توجهی وجود دارد که قبل از پرداختن به سایر تعریف ها بهتر است آنها را مورد بررسی قرار دهیم.
تعریف بیانگر این موضوع است که ERP یک مجموعه یا یک Suit نرم فزاری است. در ادبیات فناوری اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه های نرم افزاری مستقل ولی مرتبط به یکدیگری اطلاق می شود که برای دست یابی که مقاصد خاصی طراحی شده اند. امکان تبادل سریع اطلاعات بین این نرم افزارها و همسانی محیط کاری در آنها، از مهمترین ویژگیهای این مجموعه هاست. این مجموعه نرم افزارها هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. ولی در عین استقلال عملیاتی، امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی امکان پذیر است و از سوی دیگر ساختار ظاهری و یا User interface در همه آنها بسیار به یکدیگر شبیه است. ERP ها دقیقا چنین ویژگی را دارند یعنی خود مجموعه ای از چندین نرم افزار مستقل ولی مرتبط به یکدیگر هستند که امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی وجود دارد.
بلافاصله در همین تعریف بر ساختار ماژولار البته از نوع یکپارچه سیستم تاکید شده است. ماژولها در ادبیات برنامه نویسی به مجوعه برنامه های مستقلی اطلاق می شود که در داخل برنامه های دیگر به اجرا در می آیند. در تعریف ارائه شده برای ERP، منظور از ساختار ماژولار بیشتر استقلال بخشهای مختلف برنامه از یکدیگراست به این معنا که وجود برنامه ها یا نرم افزارها یا ماژولهای مختلفی از جمله مالی و حسابداری، منابع انسانی، برنامه ریزی و کنترل تولید و عملیات و ... در دل یک بسته ERP مانع از توسعه بخشهایی از ERP در سازمان نمی شود. بنابراین شما حتی می توانید به صورت انتخابی بخشهایی(ماژولهایی) از یک بسته نرم افزاری ERP را انتخاب و پیاده سازی نمایید بدون اینکه نیاز به پیاده سازی تمامی بخشهای آن باشد. ساختار ماژولار ERP این امکان رابه شما می دهد که ماژولهای مختلف را از تامین کنندگان مختلف تهیه و سپس مجموعه آنها را در کنار یکدیگر قرار دهید. البته رعایت استاندارهایی در تولید ERP از طرف تامین کنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهیل در انجام این کار شده است. در حال حاضر شرکتهایی هستند که که بخشهای مختلف ERP خود را حتی از بیش از 3 یا 4 تامین کننده تهیه کرده و سپس آنها را در کنار هم قرار داده اند.
یکپارچگی ماژولها در سیستم ERP به معانی مختلفی می تواند باشد. یکپارچگی از لحاظ امکان افزودن ماژولهای جدید، یکپارچگی از لحاظ پوشش دادن به تمامی فرایندهای مورد نیاز در یک بخش سازمان، یکپارچگی از لحاظ عدم تکرار برخی از فرایندها و یا حتی بخش یا بخشهایی از یک فرایند، یکپاچرگی از لحاظ اطلاعاتی و عدم تکرار داده ها در کل سیستم و.... اما آنچه که می توان از این تعریف بصورت کلی استنباط نمود، پوشش کامل نرم افزار بر روی فرایندهایی است که نرم افزار برای آنها پیاده سازی می شود. به عنوان مثال با پیاده سازی ماژول حسابداری و مالی، تمامی فرایندهایی که در واحد حسابداری و مالی سازمان تعریف شده اند، تحت پوشش قرار می گیرند.
از پیش طراحی، آماده و مهندسی شده بودن ERP بیانگر بخشی دیگر از ویژگیهای این بسته نرم افزاری است. سیستمهای ERP بر اساس بهترین فرایندهای موجود یا Best Practice ها در بخشهای مختلف صنعت طراحی شده اند. به این معنا که فرایندهایی که در بسته های نرم افزاری ERP برای پشتیبانی از روالهای کلیدی سازمان قرار گرفته است، بر اساس رویه های استانداری طراحی شده که به تجربه ثابت شده بهترین راه برای انجام آن فرایند خاص است. به عنوان مثال رویه های حسابداری تعبیه شده در ماژول حسابداری و مالی این سیستم از بررسی و تجزیه و تحلیل سیستمهای مالی سازمانهای بسیار گرفته شده و در نهایت رویه ای ارائه شده که آزمونهای مختلف را پشت سر گذاشته و بهترین راه برای انجام آن فرایند است.
یکی از ویژگیهایی که لازم است در این بخش مورد توجه قرار گیرد، آماده بودن این نرم افزار است. بسته نرم افزاری ERP بصورت آماده و از پیش طراحی شده با توجه به ویژگیهایی که قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه کنندگان مختلفی آن را در اختیار سازمانها قرار می دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر یک از آنها دارای ویژگیهای خاص خود بوده و تفاوتهای زیادی بین آنها وجود دارد. این تفاوت بیشتر ناشی از پیش زمینه شرکتهای عرضه کننده ERP است. برخی از آنها پیش زمینه حسابداری و مالی خوبی دارند و به همین جهت ماژولهای حسابداری و مالی عرضه شده توسط آنها از شهرت زیادی برخوردار است. برخی دارای زمینه تولیدی هستند و برخی دارای زمینه تخصصی تهیه سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی. این تفاوت در زمینه ها از یک سو و از سوی دیگر توجه این عرضه کنندگان به صنایع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث تولید بسته های نرم افزاری ERP متفاوتی شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط یک عرضه کننده بسیار مناسب صنعت خودرو است و دیگری برای دانشگاهها و مراکز آموزشی مناسب است. با وجود این تفاوتها از لحاظ ساختاری و ترکیبی تفاوت چندانی بین بسته های ERP مختلف وجود ندارد. ذکر این نکته در اینجا لازم است که برخی سازمانها بسته نرم افزاری ERP را خریداری نمی کنند بلکه با توجه به تخصصی که در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام می کنند که البته این موضوع دارای مزایا و معایب بی شماری است که در فرصتی مناسب به آن پرداخته خواهد شد.
پیاده سازی ERP در سازمان بستری یکپارچه برای تبادل سریع اطلاعات بین بخشها و فرایندهای مختلف فراهم می آورد. این یکپارچگی بیشتر از آنجا ناشی می شود که تمامی اطلاعات سیستم تنها در یک پایگاه داده ذخیره سازی شده و مانند سیستمهای جزیره ای موجود در سازمانها، اطلاعات در پایگاههای داده ای متفاوت با یکدیگر از جنبه های مختلف، ذخیره سازی نمی شود. یکسانی زیرساخت توسعه ERP در ماژولهای مختلف امکان توسعه آن را در کوتاه مدت و بلند مدت فراهم می آورد. به بیانی دیگر از یک Platform و زبان برنامه نویسی یکسان در طراحی و ساخت تمامی ماژولهای ERP استفاده می شود