ERP و مشکلات راه اندازی در سازمان
در طی دهه های قبل و لزوم استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای شرکتها ، سیستمهای جـزیره ای و سپس سیستمهای یکپارچه مورد استفاده قرار گرفتند اما با رشد شرکتها و سازمانهای بزرگ با حجم پرسنل و محصولات بالا ، سیستمهای قبلی پاسخگوی نیاز مدیران این سازمانها نبودند . نتیجتا نسل جدیدی از این سیستمها با نام سیستمهای ERP - Enterprise Resource Planing ایجاد گردیدند ، این سیستمها با تفکری جدید و به وسیله اجرای فرآیندهای معرفی شده در سیستم عملیات سازمان را انجام می دهند .
یک سیستم ERP می کوشد تمام فعالیتها و عملیاتهای مختلف یک سازمان را در یک سیستم یکپارچه نرم افزاری بگنجاند ، شاید مهمترین تفاوتی را که بتوان در خصوص نرم افزارهای ERP با سیستمهای یکپارچه ( MIS ) نام برد روال اجرای عملیات در سیستمهای ERP است ، در سیستم ERP روال توسط فرآیندهای معرفی شده سیستم دنبال خواهد شد ، در یک سیستم ERP تمام اطلاعات در قالب یک بانک اطلاعاتی مشترک در کلیه قسمتهای مورد نیاز مورد استفاده قرار می گیرند و بخشهای مختلف سیستم با یکدیگر در تعامل می باشند ( به گردش زیر در سیستم توجه نمایید در این بخش ماژولهای درخواست کالا / مدیریت / انبار / خرید / مالی /حمل و نقل در گیر هستند ) :
- درخواست کالا توسط کاربر
- تایید درخواست کالا توسط مدیر بخش
- ارسال درخواست کاربر به بخش کنترل موجودی
- پردازش عملیات در سیستم کنترل موجودی و ارسال کالا به بخش خرید
- ارسال به قسمت کارپردازی
- خرید توسط کار پرداز از طریق مشخص کردن استعلام ، انتخاب فروشنده ، قرار داد
- ورود به سیستم مالی جهت مجوز پرداخت و صدور چک
- دریافت کالا توسط سیستم حمل و نقل
- ورود کالا به انبار
- ارسال به بخش متقاضی
در صورتیکه برای فعالیت موسسه و یا سازمان خود به این نتیجه رسیدید که به یک ERP نیاز دارید توجه داشته باشید که اجرای این سیستم با مشکلات خاصی همراه است که در ذیل به برخی از آنها اشاره می کنم :
(1) تمایل به ادامه روند سنتی :
از مشکلات اصلی سیستمهای نرم افزاری ( به خصوص ERP ها ) این است که کارکنان موسسات و سازمانها تمایلی به تغییر روشهای قبلی خود ندارد و ترجیح می دهند به صورت سنتی روند کار در موسسه را ادامه دهند . در هر صورت در اجرای نرم افزارها عمدتا امکان ادامه فرآیند بدون تغییر در روند کار افراد در موسسه امکانپذیر نیست . این مورد در تمام سیستمهای نرم افزاری عمومیت دارد ، خصوصا در سیستمهای ERP که شاید موجب تغییرات عمده ای در سازمان گردد . احتمالا بسیاری از پرسنل برای راه اندازی این سیستم جدید مقاومت می کنند و به بخش IT سازمان فشار می آورند که از سیستم قبلی استفاده نماید و یا سیستم را به شکلی که خود به آن عادت کرده اند تغییر دهند .
(2) پروسه طولانی مدت نصب و اجرای سیستم :
نصب و راه اندازی یک ERP کامل کار آسانی نیست ، در صورتی که فروشندگان مدعی نصب چند ماهه این نرم افزار در موسسه شما شدند شک نکنید که یکی از موارد زیر وجود دارد . به خاطر داشته باشید که مرحله نصب و راه اندازی یک سیستم ERP بین یک تا سه سال به زمان نیاز دارد:
- موسسه و سازمان شما بسیار کوچک است که در این صورت توصیه می شود از سیستمهای ساده تری استفاده نمایید ( سیستمهای یکپارچه )
- سیستم ERP به صورت کامل ارایه نشده و ناقص است ( مثلا ممکن است شما تنها ماژول حسابداری را درخواست نموده اید ) که در اینصورت نیز فلسفه استفاده از ERP در سازمان مورد نظر منطقی به نظر نمی رسد .
(3) آموزش به پرسنل :
از مهمترین بخشهای اجرای یک سیستم ERP آموزش سیستم به کاربران است . این آموزش تنها در حد آموزش یک نرم افزار جدید نیست ، بلکه در حقیقت آموزش یک نگرش جدید به شیوه انجام کار است که مسلما مستلزم صرف زمان زیاد و متعاقب آن صرف هزینه بیشتر نیز می باشد . توجه داشته باشید که در صورتیکه پرسنل نتوانند به درستی با سیستم جدید وفق پیدا کنند و از آن استفاده نمایند ممکن است سازمان به سرعت به بحران کشیده شود و کارایی سیستم ERP هر چقدر هم کامل باشد زیر سوال برود .
(4) مشاوره :
در حین راه اندازی و اجرای سیستم سعی کنید از بهترین مشاوران و کارشناسان متخصص استفاده کنید ، چرا که در صورتیکه مجبور به تغییرات در بخشهای دیگری از سیستم شوید ضرر بیشتری را متقبل خواهید شد ، سعی کنید نیازهای حال و آینده را در نظر بگیرید . چرا که همانطور که بیان شد سیستم ERP ممکن است دو یا سه سال دیگر در سازمان شما مستقر شود . نکته مهمی که در این قسمت باید به آن اشاره شود این است که مراقب باشید تا مشاوران و نیازهای خود را به صورت کامل بشناسید ( اجتناب از بلند پروازی های بیهوده )
(5) تحلیل و تبدیل داده ها :
در راه اندازی سیستم ERP تبدیل داده ها از مهمترین بخشهای آن است ، بسیاری از اطلاعات مشتریان در سیستمهای قبلی مورد نیاز است . تبدیل اطلاعات قدیم به اطلاعات جدید از بخشهای مهم و هزینه بر این پروژه است . اشکال آن جا است که بسیاری از داده های قبلی نیاز به تحلیل و تغییرات اساسی دارد و نمی توان به صورت مستقیم از آنها استفاده کرد .
(6) کنترل دقیق سیستم :
کنترل سیستمهای نرم افزاری از بخشهای اصلی آن است ، از آنجایی که تست این سیستمها بیشتر بر مبنای فرآیندها و سناریوها صورت می گیرد ، نسبت به سایر سیستمها نیاز به زمان و هزینه بیشتری دارد . چرا که ضمن کنترل فرمها و موارد جزئی باید ارتباطات بخشهای مختلف سیستم به صورت کامل کنترل شود . توصیه می شود برای تست سیستم ، به جای استفاده از اطلاعات اشتباه ، یک سیستم کامل را تست کنید ، یعنی اطلاعات کدینگ و اطلاعات پایه بخشهای مختلف را وارد نمایید و سپس از یک نقطه شروع سفارش تا بخشهای دریافت و ورود به انبار آنرا کنترل نمایید .
یکی از مهمترین اصول برای کنترل و تست دقیق ERP مستند سازی دقیق کلیه فرآیندهای سیستم است ، چرا که بر اساس همین مستندات سیستم توسط واحد تست کنترل می شود . پس در سیستمهای ERP بیش از هر سیستم دیگری به بخش مستندات خود بها دهید .
(7) سفارشی کردن سیستم :
تمام مواردی که تا اینجای کار بیان شد راه اندازی و نصب سیستم است ، در صورتی که پس از نصب نیاز به تغییرات در بخشهای سیستم داشته باشید مشکلات بزرگی پیش روی شما خواهد بود ، که شاید منجر به تکرار تمامی مراحل قبلی شود . از آنجایی که سیستم ERP متصل به هم می باشد با تغییر یکی از ماژولهای اولیه احتمال تغییر در قسمتهای بعدی سیستم نیز وجود دارد . شاید این بخش از پر هزینه ترین بخشهای راه اندازی سیستم ERP باشد .
یکی از مشتریان این سیستمها را در نمایشگاه الکامپ دیدم که برای تغییرات این چنینی مجبور شده بود تا به دنبال سیستم دیگری باشد !
توصیه می کنم که حتی الامکان از سفارشی کردن سیستم خودداری کنید و سعی در استفاده از Best practice نمایید ( مگر در مواردی که شما به عنوان اولین استفاده کننده از این سیستم هستید ).
(8) وابستگی به تیم فنی و هزینه های پشتیبانی :
پس از راه اندازی یک سیستم ERP بیش از هر سیستم نرم افزاری دیگری موسسه یا سازمان شما به تیم فنی و مجری پروژه نیاز خواهد داشت . در طول این مدت با برگزاری جلسات کارشناسی صورت گرفته و بازدیدهای مجری ، این تیم درباره فرآیند اجرا بیش از کارکنان شما مطلع هستند . پس از نصب و اجرای مراحل مختلف به این تیم برای تکمیل گزارشات و توسعه سیستم نیاز خواهید داشت .
(9) انتظار برگشت سرمایه :
در صورتیکه از جمله متقاضیانی هستید که انتظار دارید با نصب این سیستم به سرعت مشکلات سازمان شما مرتفع گردد و اثر خود را بر روی فرآیندهای مختلف تولید و فروش و ... بگذارد دست نگه دارید ! چرا که پس از نصب سیستم ماهها زمان لازم است تا اجرای فرآیندها به صورت موازی با سیستم قبلی همراه شود تا سیستم مراحل تست نهایی را پشت سر بگذارد .
همچنین در این قسمت هزینه های نصب ، راه اندازی و نگهداری را نیز به خاطر بسپارید .
اما با وجود تمامی موارد مشروحه دلیل اصلی استفاده از سیستم ERP چیست ؟ و چرا سازمانهای بزرگ ترجیح می دهند این سیستم را با تمام مشکلاتی که در پیش رو دارد ، جایگزین کنند ؟
برخی از اصلی ترین مزایای سیستمهای ERP به قرار زیر است .
- تمرکز اطلاعات در بخشهای مختلف سیستم که منجر به اخذ گزارشات یکپارچه جهت استفاده مدیران برای تصمیم گیری در سطوح کلان سازمان می گردد .
- یکپارچه سازی اطلاعات بخشهای مختلف (مالی ، خرید ، سفارشات مشتریان ، درخواستها و ...)
- کاهش اسناد کاغذی سازمان
- استاندارد سازی بخشهای مختلف سیستم
- امکان نظارت بیشتر مدیران سازمان به عملکرد بخشهای مختلف
- تمرکز منابع سازمان
نتیجتا پس از بررسی موارد بالا چنانچه سازمان شما با اهداف بزرگ با صرف هزینه های بالا ، در پی حل مشکلات موجود است ، استفاده از این گونه سیستمها را با در نظر گرفتن موارد بالا و پس از کارشناسی های لازم قابل بررسی می باشد .
با تشکر از آقای منسومی
چطور ERP باعث بهبود عملکرد موسسه می‌شود؟
مهمترین ارزشی که ERPها ایجاد می‌کنند، بهبود روشی است که موسسه سفارش‌های مشتری را دریافت کرده آنها را پردازش می‌نماید. ERP سفارش مشتری را می‌گیرد و مسیری نرم‌افزاری برای تکمیل این فرم سفارش و طی شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتیک فراهم می‌کند. این رویای ERP است، ولی واقعیت کمی خشن‌تر است.
مشکل اصلی
مردم دوست ندارند تغییر کنند، و ERP از آنها می‌خواند روش کارشان را عوض کنند. این دلیل سخت بودن کسب مزایای ERP است. خود نرم‌افزار اهمیت بسیار کمتری از صورت گرفتن تغییرات در روند کار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاری تهیه و نصب کنید، بدون آنکه تغییری در روند کار افراد موسسه خود ایجاد نمایید، ممکن است هیچیک از مزایای ERP را بدست نیاورید، و حتی برعکس، ممکن است نرم‌افزار جدید باعث کندتر شدن کار آنها شود.
انجام یک پروژه ERP چقدر طول می‌کشد؟
نصب یک ERP کار چندان ساده‌ای نیست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا می‌کند در مدت کوتاهی مثل سه یا شش ماه سیستم جدید را را راه‌اندازی خواهد کرد، نباید گول بخورید. کاری که در چنین زمان کوتاهی انجام شود حتما ناقص است: یا موسسه خیلی کوچک بوده، یا پیاده‌سازی ERP به بخش کوچکی از موسسه محدود شده، و یا آنکه موسسه فقط از امکانات مالی ERP استفاده می‌نماید (که در این صورت ERP چیزی بیشتر از یک برنامه حسابداری خیلی گران نیست). برای آنکه ERP درست بکار گرفته شود، حتما باید تغییراتی در وظایف و روند کار کارکنان موسسه ایجاد شود، و این کاری سخت است. در غیر این صورت، اگر روند کار تغییر نکند، به آن معنی است که روشهای مورد استفاده در موسسه شما کاملا عالی بوده‌اند، که در این حالت شما دلیلی برای فکر کردن درباره‌ی ERP ندارید. انتقال به یک سیستم ERP به طور متوسط بین یک تا سه سال طول می‌کشد، ولی مهمترین مساله‌ای که باید مورد توجه قرار بگیرد این نیست. مساله اصلی این است که شما چرا به ERP احتیاج دارید و چطور از آن برای بهبود کارتان استفاده می‌کنید.
ERP چه چیزهایی را اصلاح می‌کند؟
پنج دلیل اصلی برای استفاده از ERP ها وجود دارد:
• یکپارچه کردن اطلاعات مالی
• یکپارچه کردن اطلاعات سفارش مشتری
• استاندارد کردن وسرعت دادن به فرآیند تولید
• کاهش اسناد کاغذی
• استاندارد کردن اطلاعات منابع انسانی
هزینه‌های پنهان ERP
اغلب موسساتی که نرم‌افزارهای ERP را بکار گرفته‌اند معترفند که هزینه‌های مهمی نادیده یا دست‌کم گرفته شده‌اند. مواردی که بیشتر باعث کسری بودجه در پروژه‌های ERP می‌شوند اینهایند:
1) آموزش
این مهمترین هزینه‌ای است که ناچیز انگاشته می‌شود. هزینه‌ی آموزش از آن رو زیاد می‌شود که کارکنان مجبورند یک مجموعه فرآیند تازه را بیاموزند، نه یک نرم‌افزار جدید را. به همین دلیل هم موسسات آموزشی بیرونی نمی‌توانند کمکی به شما بکنند و باید برای ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی اختصاصی برای کارکنان خود آماده باشید.
2) یکپارچه سازی و تست
تست و آزمایش اتصال بین ERP و ابزارها و برنامه‌های دیگری که به طور موردی در موسسات مختلف وجود دارند، ممکن است یکی دیگر از هزینه‌های دست‌کم گرفته شده باشد. این می‌تواند از موارد عمده (مثل سیستمهای تجارت الکترونیک و یا زنجیره‌ی پشتیبانی) تا موارد جزیی (مانند ابزارهای خواندن بارکد و محاسبه‌ی مالیات) را شامل شود. همه‌ی این موارد باید با ERP ارتباط برقرار نمایند. اگر فروشنده‌ی ERP راه‌حل‌هایی برای این مشکلات ارائه نکند، ناچار می‌شوید خود ملحقاتی برای این موارد ایجاد نمایید. تست یکپارچه سازی ERP باید برپایه‌ی فرآیند باشد (Process-oriented). کهنه‌کارها توصیه می‌کنند به جای ایجاد داده‌های الکی و حرکت دادن آنها بین اجزای نرم‌افزار، یک سفارش واقعی را روی سیستم آزمایش کنید: از نقطه‌ی شروع سفارش تا ارسال آن و دریافت رسید، و ترجیحا هم با مشارکت خود کارکنان موسسه و ایفای وظایفشان در مراحل انجام این سفارش.
3) اهلی کردن (Customization)
ملحقاتی که درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزینه‌های یکپارچه سازی ERP هستند. چیز پرهزینه‌تر (که در صورت امکان باید از آن اجتناب هم کرد) اهلی کردن خود برنامه‌ی ERP و سازگار کردن آن با موسسه است. این اتفاق وقتی می‌افتد که برنامه‌ی ERP همه‌ی نیازهای تجارت شما را برآورده نسازد و شما تصمیم بگیرید نرم‌افزار را دستکاری کنید. در این صورت شما با آتش بازی می‌کنید! اهلی کردن ممکن است همه‌ی اجزای ERP را متاثر نماید، چون آنها با هم مرتبطند. در این صورت ارتقای ERP هم کابوس دیگری خواهد بود، چون باید همه‌ی مراحل اهلی سازی را برای نسخه‌ی جدید تکرار کنید. ممکن است کار کند، ممکن است کار نکند. به هر حال فروشنده نرم‌افزار به شما کمک نخواهد کرد. شما باید افرادی را برای اهلی سازی استخدام کنید و همیشه آنها را برای نگهداری سیستم حفظ کنید.
4) تبدیل داده‌ها
انتقال اطلاعاتی چون رکوردهای مشتریان و تهیه‌کنندگان، داده‌های طراحی محصول و مانند اینها از سیستم قدیمی به سیستم جدید کاری هزینه‌بر است. در بسیاری از سیستمهای قدیمی اطلاعات بدرد نخور زیادی جمع شده است، که موقع انتقال به سیستم جدید دردسر ساز می‌شود. حتی داده‌های تمیز هم ممکن است برای هماهنگ شدن با تغییر فرآیندها در ERP مشکلاتی داشته‌باشند.
5) تحلیل داده‌ها
خیلی وقت‌ها داده‌های ERP برای پردازش و تحلیل شدن باید با داده‌های سیستمهای خارجی ترکیب شوند. کسانی که نیازهای تحلیلی زیادی دارند باید هزینه‌ی یک انباره‌ی داده‌ای (Data warehouse) را در بودجه‌ی ERP پیش‌بینی کنند. این امر دشواری‌های خاص خودش را دارد: به روز کردن همه‌ی اطلاعات ERP در انباره‌ی داده به طور روزانه کار سختی است و ERP ها برای مشخص کردن اینکه چه داده‌هایی در طول هر روز تغییر کرده کمک چندانی نمی‌کنند. نتیجه اینکه آدم‌های عاقل قبل از تنظیم بودجه همه‌ی نیازهای تحلیلی‌شان را می‌سنجند.
6) مشاوره تا بی‌نهایت
در مواقعی که تحویل سیستم ERP با موفقیت انجام نمی‌شود، هزینه‌های مشاوره سر به فلک می‌گذارند. برای پیش‌گیری از این مشکل باید در هنگام آموزش کارکنان اهدافی قابل اندازه‌گیری مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7) جایگزینی نیروها
موفقیت یک پروژه ERP به مقدار زیادی بستگی به نیروهای با تجربه‌ی آن دارد. از دست دادن این نیروها می‌تواند هزینه‌های جانبی برای پروژه ایجاد کند.
8) تیم پیاده‌سازی نمی‌تواند متوقف شود
خیلی از موسسات پیاده سازی یک ERP را با انجام پروژه‌های دیگر نرم‌افزاری مشابه می‌دانند. آنها انتظار دارند وقتی که نرم‌افزار نصب شد، کار تیم سازنده‌ی آن تمام شود. ولی این اتفاق درباره‌ی نمی‌افتد. کسانی که ERP را پیاده‌سازی کرده‌اند برای موسسه بسیار با ارزش خواهند بود، چون آنها به دلیل درگیر بودن با ERP موسسه، درباره‌ی فرآیندهای کارکنان بیشتر از خود آنها می‌دانند. موسسات نمی‌توانند تیم پروژه را مرخص کنند، چون پس از ساخت نرم‌افزار کارهای زیاد دیگری باقی‌می‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها یکسالی طول می‌کشد. متاسفانه موسسات کمتر برای آشفتگی پس از ERP برنامه‌ریزی می‌کنند و آنرا در بودجه خود منظور نمی‌نمایند.
9) انتظار برگشت سرمایه (ROI)
از جمله اشتباهات بازمانده از روشهای سنتی مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری این است که موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم‌افزار، از ارزش افزوده‌ی ناشی از آن بهره‌مند شود، و تیم نرم‌افزار هم منتظر یک دوره استراحت و شاید هم تشویق است. هیچکدام از این انتظارات در ERP برآورده نمی‌شوند. اغلب سیستمها تا زمانی که مدتی کار نکنند و اثر خود را بر فرآیند تجاری سیستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمی‌دهند. و تیم نرم‌افزار هم تا وقتی که تلاش‌هایش به نتیجه نرسد پاداشی نمی‌گیرد.
10) دوره‌ی افسردگی پس از ERP
اغلب اوقات ERP ها پس از نصب باعث اختلالاتی در موسسه می‌شوند. نتایج یک بررسی نشان می‌دهد یک چهارم موسساتی که از ERP استفاده کرده بودند تصدیق می‌کنند که پس از شروع بکار ERP دچار کاهش کارایی شده‌اند. درصد حقیقی مسلما بیش از این است. دلیل اصلی کاهش کارایی این است که همه‌ی کارها به شکلی متفاوت با قبل انجام می‌شوند. وقتی افراد نمی‌توانند کارهایشان را با روشهای متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جدید تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج می‌شود.
چرا پروژه‌های ERP اغلب شکست می‌خورند؟
مهمترین دلیلش همان است که پیش از این هم گفته شد. ERP روند کار افراد را در تمام موسسه دگرگون می‌کند. اگر کارکنان در هر یک از بخش‌ها با این امر که روشهای جدید بهتر از روشهای قبلی هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت می‌کنند، یا از بخش IT می‌خواهند که نرم‌افزار را طوری تغییر دهد که با روش کار فعلی‌شان منطبق شود. این جایی است که پروژه ERP زمین می‌خورد. اینجاست که جنگی سیاسی بر سر اینکه نرم‌افزار چطور کار کند درمی‌گیرد. بخش IT بودجه بیشتری مصرف می‌کند تا خواسته‌های افراد صاحب نفوذ موسسه را تامین کند. این اهلی سازی نرم‌افزار را ناپایدار (Unstable) و نگهداری آن را سخت‌تر می‌کند. ریشه‌ی اغلب قصه‌های وحشتناکی که در مطبوعات درباره‌ی ERP ها می‌خوانید در تغییراتی است که موسسه در هسته‌ی اصلی ERP ایجاد کرده تا آن را منطبق بر روشهای کاری خود کند. چون ERP بیشتر فعالیت‌های موسسه را پوشش می‌دهد، یک خرابی در نرم‌افزار می‌تواند کار کل موسسه را مختل کند.
ولی بخش IT می‌تواند در بیشتر موارد اشکالات را برطرف کند، و کمتر موسسه‌ی بزرگی می‌تواند از اهلی سازی اجتناب نماید. چون هر تجارتی ویژگی‌هایی دارد که سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمی‌توانسته آنها را پیش‌بینی کند. اشتباهی که موسسات مرتکب می‌شوند این است که تصور می‌کنند تغییر عادات کارکنان آسان‌تر از اهلی کردن نرم‌افزار است. این طور نیست. مقاومت درونی موسسه در برابر تغییر یکی از دلایل متداول شکست پروژه‌های ERP است.
اگر این مسائل هم حل شوند، باز هم نصب برنامه‌ای به پیچیدگی یک ERP دشواری‌های زیادی دارد. تنظیم سوییچ‌های ERP برای آنکه با نیازهای موسسه منطبق شود، نیاز به درک عمیقی از روند عملیات فعلی دارد؛ عملیاتی که پس از تنظیم ERP بازسازی خواهد شد.
روشهای اجرای پروژه‌ی ERP
سه روش متداول برای نصب یک ERP وجود دارد:
انفجار بزرگ (The Big Bang)- این روش بلندپروازانه‌ترین و سخت‌ترین راه ایجاد یک ERP است. در این روش موسسه یکباره همه‌ی سیستمهای قدیمی خود را کنار می‌گذارد و یک سیستم ERP واحد در تمام موسسه راه می‌اندازد. هرچند روزگاری این روش بر ایجاد ERP ها حکمفرما بود، امروز کمتر از آن استفاده می‌شود. واداشتن همه به پذیرش سیستم جدید به طور یکدفعه و همزمان کاری مهیب است، چون سیستم جدید هیچ مدافعی ندارد. هیچکس در موسسه تجربه‌ی کار با آن را ندارد، بنابراین هیچکس اطمینان ندارد که سیستم جدید کارش را درست انجام می‌دهد.
راهبرد انتخابی (Franchising Strategy)- این روش به شرکتهای بزرگ توصیه می‌کند خیلی از فرآیندها را بین بخشهای مختلف به اشتراک نگذارند، بلکه در هر بخش نسخه‌ی مجزایی از ERP نصب شود و تنها از طریق برخی فرآیندهای خاص (مانند نگهداری اطلاعات مالی) در همه‌ی موسسه مشترک باشند. این متداول‌ترین راه است. در این حالت هر بخش از موسسه نسخه‌ی خاص خودش از ERP را دارد که سیستمی جدا با پایگاه داده‌ای جداست. این سیستمها تنها از طریق به اشتراک گذاشتن اطلاعات لازم برای بدست آوردن تصویری کلی از کار همه‌ی واحدهای موسسه (مثلا سود واحدهای مختلف) به هم مربوط می‌شوند، یا از طریق فرآیندهایی که در همه‌ی بخش‌ها تقریبا یکسان هستند (مثلا مدیریت منابع انسانی). در این روش ابتدا یکی از بخش‌ها که صبر و حوصله بیشتری دارد و درصورت پیش آمدن اشکل به اصل تجارت ضربه نمی‌زند، برای راه اندازی یک سیستم آزمایشی انتخاب می‌شود و پس از رفع نقایص ERP در این بخش، کار روی بخش های دیگر آغاز می‌شود. برنامه‌ریزی برای این روش بلند مدت است.
فروکوفتن (Slam Dunk)- در این روش ERP فرآیند طراحی را دیکته می‌کند، و تمرکز تنها روی تعداد کمی از فرآیندهای کلیدی (مانند آنهایی که در مدل مالی سیستم هستند) است. این روش بیشتر برای موسسات کوچکی مناسب است که می‌خواهند با ایجاد ERP رشد کنند. در این روش هدف راه‌اندازی سریع ERP است، و جدا شدن از روشهای پیچیده ی مهندسی مجدد، با استفاده از فرآیندهای بقچه‌بندی (Canned) شده‌ی ERP. موسساتی که ERP را اینگونه به خدمت گرفته‌اند نمی‌توانند ادعا کنند برگشت سود زیادی از سیستم جدید برده‌اند. اغلب آنها از این سیستم به عنوان زیربنایی برای کوشش‌های بعدی استفاده می‌کنند. چنین سیستمی فقط کمی از سیستمهای قدیمی بهتر است، چون کارکنان را وادار به تغییر هیچیک از عادات قدیمی‌شان نمی‌کند.
چطور ERP با تجارت الکترونیک سازگار می‌شود؟
همه برای حمله‌ی تجارت الکترونیک آماده نبودند. برنامه‌های ERP پیچیده‌اند و برای استفاده‌ی عمومی ساخته نشده‌اند. آنها فرض می‌کنند کسانی که سفارش‌ها را پیگیری می‌کنند فقط کارکنان موسسه شما هستند که برای استفاده از این سیستم آموزش دیده‌اند. اما اکنون مشتریان و کارپردازان شما هم خواستار دسترسی به همان اطلاعات از طریق وب سایت شما هستند (چیزهایی مثل وضعیت سفارش، فاکتور و ...). این یعنی بخش IT باید دو کانال جدید برای دسترسی به ERP ایجاد کند: Business-to-Consumer و Business-to-Business. فروشندگان سنتی ERP مشغول تلاشی سخت برای ایجاد ایین قابلیت‌ها در محصولاتشان هستند.
یکی از مهمترین مشکلات یکپارچه سازی ERP و تجارت الکترونیکی این است که اینترنت هیچوقت نمی‌ایستد. برنامه‌های ERP بزرگ و پیچیده هستند و به نگهداری احتیاج دارند. وصل کردن مستقیم سایت وب به ERP راه خوبی نیست، چون باعث می‌شود در مواقعی که ERP برای نگهداری و تعمیرات غیر فعال است، وب سایت هم کار نکند. اغلب کهنه‌کاران تجارت الکترونیک ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیک را طوری می‌سازند که قابل انعطاف باشد و در مواقعی که ERP برای تعمیرات و نگهداری غیر فعال است، برنامه تجارت الکترونیک به کارش ادامه دهد.
برای حل مشکلات این ارتباط، نرم‌افزارهای میان‌افزار (Middleware) و EAI ایجاد شده‌اند. این ابزارها نقش مترجم را ایفا می‌کنند، یعنی اطلاعات را از ERP می‌گیرند و آن را به فرمتی تبدیل می‌کنند که نرم‌افزار تجارت الکترونیک بتواند از آن استفاده کند.
مرجع: http://www.dadeban.com/
شاید ارائه تعاریفی دیگر برای ERP بتواند به شناخت بهتر این مجموعه کمک
نماید.
آنچه در تعریف اول ارائه شده و سایر تعاریف مهم است، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از جمله Planning و Resource. چراکه این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر ازآن را پوشش می دهد.
آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می سازد. در آینده بصورت مفصل در مورد تفاوت ERP با سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه موجود در بازار و بخصوص بازار نرم افزاری ایران بحث خواهد شد.