erp5

ERP  و مشکلات راه اندازی در سازمان

---

در طی دهه های قبل و لزوم استفاده از سیستمهای نرم افزاری برای شرکتها ، سیستمهای جـزیره ای و سپس سیستمهای یکپارچه مورد استفاده قرار گرفتند اما با رشد شرکتها و سازمانهای بزرگ با حجم پرسنل و محصولات بالا ، سیستمهای قبلی پاسخگوی نیاز مدیران این سازمانها نبودند . نتیجتا نسل جدیدی از این سیستمها با نام سیستمهای ERP - Enterprise Resource Planing ایجاد گردیدند ، این سیستمها با تفکری جدید و به وسیله اجرای فرآیندهای معرفی شده در سیستم عملیات سازمان را انجام می دهند .

یک سیستم ERP می کوشد تمام فعالیتها و عملیاتهای مختلف یک سازمان را در یک سیستم یکپارچه نرم افزاری بگنجاند ، شاید مهمترین تفاوتی را که بتوان در خصوص نرم افزارهای ERP با سیستمهای یکپارچه ( MIS ) نام برد روال اجرای عملیات در سیستمهای ERP است ، در سیستم ERP روال توسط فرآیندهای معرفی شده سیستم دنبال خواهد شد ، در یک سیستم ERP تمام اطلاعات در قالب یک بانک اطلاعاتی مشترک در کلیه قسمتهای مورد نیاز مورد استفاده قرار می گیرند و بخشهای مختلف سیستم با یکدیگر در تعامل می باشند ( به گردش زیر در سیستم توجه نمایید در این بخش ماژولهای درخواست کالا / مدیریت / انبار / خرید / مالی /حمل و نقل در گیر هستند ) :
- درخواست کالا توسط کاربر
- تایید درخواست کالا توسط مدیر بخش
- ارسال درخواست کاربر به بخش کنترل موجودی
- پردازش عملیات در سیستم کنترل موجودی و ارسال کالا به بخش خرید
- ارسال به قسمت کارپردازی
- خرید توسط کار پرداز از طریق مشخص کردن استعلام ، انتخاب فروشنده ، قرار داد
- ورود به سیستم مالی جهت مجوز پرداخت و صدور چک
- دریافت کالا توسط سیستم حمل و نقل
- ورود کالا به انبار
- ارسال به بخش متقاضی

در صورتیکه برای فعالیت موسسه و یا سازمان خود به این نتیجه رسیدید که به یک ERP نیاز دارید توجه داشته باشید که اجرای این سیستم با مشکلات خاصی همراه است که در ذیل به برخی از آنها اشاره می کنم :

(1) تمایل به ادامه روند سنتی :
از مشکلات اصلی سیستمهای نرم افزاری ( به خصوص ERP ها ) این است که کارکنان موسسات و سازمانها تمایلی به تغییر روشهای قبلی خود ندارد و ترجیح می دهند به صورت سنتی روند کار در موسسه را ادامه دهند . در هر صورت در اجرای نرم افزارها عمدتا امکان ادامه فرآیند بدون تغییر در روند کار افراد در موسسه امکانپذیر نیست . این مورد در تمام سیستمهای نرم افزاری عمومیت دارد ، خصوصا در سیستمهای ERP که شاید موجب تغییرات عمده ای در سازمان گردد . احتمالا بسیاری از پرسنل برای راه اندازی این سیستم جدید مقاومت می کنند و به بخش IT سازمان فشار می آورند که از سیستم قبلی استفاده نماید و یا سیستم را به شکلی که خود به آن عادت کرده اند تغییر دهند .

(2) پروسه طولانی مدت نصب و اجرای سیستم :
نصب و راه اندازی یک ERP کامل کار آسانی نیست ، در صورتی که فروشندگان مدعی نصب چند ماهه این نرم افزار در موسسه شما شدند شک نکنید که یکی از موارد زیر وجود دارد . به خاطر داشته باشید که مرحله نصب و راه اندازی یک سیستم ERP بین یک تا سه سال به زمان نیاز دارد:
- موسسه و سازمان شما بسیار کوچک است که در این صورت توصیه می شود از سیستمهای ساده تری استفاده نمایید ( سیستمهای یکپارچه )
- سیستم ERP به صورت کامل ارایه نشده و ناقص است ( مثلا ممکن است شما تنها ماژول حسابداری را درخواست نموده اید ) که در اینصورت نیز فلسفه استفاده از ERP در سازمان مورد نظر منطقی به نظر نمی رسد .

(3) آموزش به پرسنل :
از مهمترین بخشهای اجرای یک سیستم ERP آموزش سیستم به کاربران است . این آموزش تنها در حد آموزش یک نرم افزار جدید نیست ، بلکه در حقیقت آموزش یک نگرش جدید به شیوه انجام کار است که مسلما مستلزم صرف زمان زیاد و متعاقب آن صرف هزینه بیشتر نیز می باشد . توجه داشته باشید که در صورتیکه پرسنل نتوانند به درستی با سیستم جدید وفق پیدا کنند و از آن استفاده نمایند ممکن است سازمان به سرعت به بحران کشیده شود و کارایی سیستم ERP هر چقدر هم کامل باشد زیر سوال برود .


(4) مشاوره :
در حین راه اندازی و اجرای سیستم سعی کنید از بهترین مشاوران و کارشناسان متخصص استفاده کنید ، چرا که در صورتیکه مجبور به تغییرات در بخشهای دیگری از سیستم شوید ضرر بیشتری را متقبل خواهید شد ، سعی کنید نیازهای حال و آینده را در نظر بگیرید . چرا که همانطور که بیان شد سیستم ERP ممکن است دو یا سه سال دیگر در سازمان شما مستقر شود . نکته مهمی که در این قسمت باید به آن اشاره شود این است که مراقب باشید تا مشاوران و نیازهای خود را به صورت کامل بشناسید ( اجتناب از بلند پروازی های بیهوده )

(5) تحلیل و تبدیل داده ها :
در راه اندازی سیستم ERP تبدیل داده ها از مهمترین بخشهای آن است ، بسیاری از اطلاعات مشتریان در سیستمهای قبلی مورد نیاز است . تبدیل اطلاعات قدیم به اطلاعات جدید از بخشهای مهم و هزینه بر این پروژه است . اشکال آن جا است که بسیاری از داده های قبلی نیاز به تحلیل و تغییرات اساسی دارد و نمی توان به صورت مستقیم از آنها استفاده کرد .

(6) کنترل دقیق سیستم :
کنترل سیستمهای نرم افزاری از بخشهای اصلی آن است ، از آنجایی که تست این سیستمها بیشتر بر مبنای فرآیندها و سناریوها صورت می گیرد ، نسبت به سایر سیستمها نیاز به زمان و هزینه بیشتری دارد . چرا که ضمن کنترل فرمها و موارد جزئی باید ارتباطات بخشهای مختلف سیستم به صورت کامل کنترل شود . توصیه می شود برای تست سیستم ، به جای استفاده از اطلاعات اشتباه ، یک سیستم کامل را تست کنید ، یعنی اطلاعات کدینگ و اطلاعات پایه بخشهای مختلف را وارد نمایید و سپس از یک نقطه شروع سفارش تا بخشهای دریافت و ورود به انبار آنرا کنترل نمایید .
یکی از مهمترین اصول برای کنترل و تست دقیق ERP مستند سازی دقیق کلیه فرآیندهای سیستم است ، چرا که بر اساس همین مستندات سیستم توسط واحد تست کنترل می شود . پس در سیستمهای ERP بیش از هر سیستم دیگری به بخش مستندات خود بها دهید .

(7) سفارشی کردن سیستم :
تمام مواردی که تا اینجای کار بیان شد راه اندازی و نصب سیستم است ، در صورتی که پس از نصب نیاز به تغییرات در بخشهای سیستم داشته باشید مشکلات بزرگی پیش روی شما خواهد بود ، که شاید منجر به تکرار تمامی مراحل قبلی شود . از آنجایی که سیستم ERP متصل به هم می باشد با تغییر یکی از ماژولهای اولیه احتمال تغییر در قسمتهای بعدی سیستم نیز وجود دارد . شاید این بخش از پر هزینه ترین بخشهای راه اندازی سیستم ERP باشد .
یکی از مشتریان این سیستمها را در نمایشگاه الکامپ دیدم که برای تغییرات این چنینی مجبور شده بود تا به دنبال سیستم دیگری باشد !
توصیه می کنم که حتی الامکان از سفارشی کردن سیستم خودداری کنید و سعی در استفاده از Best practice نمایید ( مگر در مواردی که شما به عنوان اولین استفاده کننده از این سیستم هستید ).

(8) وابستگی به تیم فنی و هزینه های پشتیبانی :
پس از راه اندازی یک سیستم ERP بیش از هر سیستم نرم افزاری دیگری موسسه یا سازمان شما به تیم فنی و مجری پروژه نیاز خواهد داشت . در طول این مدت با برگزاری جلسات کارشناسی صورت گرفته و بازدیدهای مجری ، این تیم درباره فرآیند اجرا بیش از کارکنان شما مطلع هستند . پس از نصب و اجرای مراحل مختلف به این تیم برای تکمیل گزارشات و توسعه سیستم نیاز خواهید داشت .

(9) انتظار برگشت سرمایه :
در صورتیکه از جمله متقاضیانی هستید که انتظار دارید با نصب این سیستم به سرعت مشکلات سازمان شما مرتفع گردد و اثر خود را بر روی فرآیندهای مختلف تولید و فروش و ... بگذارد دست نگه دارید ! چرا که پس از نصب سیستم ماهها زمان لازم است تا اجرای فرآیندها به صورت موازی با سیستم قبلی همراه شود تا سیستم مراحل تست نهایی را پشت سر بگذارد .
همچنین در این قسمت هزینه های نصب ، راه اندازی و نگهداری را نیز به خاطر بسپارید .


اما با وجود تمامی موارد مشروحه دلیل اصلی استفاده از سیستم ERP چیست ؟ و چرا سازمانهای بزرگ ترجیح می دهند این سیستم را با تمام مشکلاتی که در پیش رو دارد ، جایگزین کنند ؟
برخی از اصلی ترین مزایای سیستمهای ERP به قرار زیر است .
- تمرکز اطلاعات در بخشهای مختلف سیستم که منجر به اخذ گزارشات یکپارچه جهت استفاده مدیران برای تصمیم گیری در سطوح کلان سازمان می گردد .
- یکپارچه سازی اطلاعات بخشهای مختلف (مالی ، خرید ، سفارشات مشتریان ، درخواستها و ...)
- کاهش اسناد کاغذی سازمان
- استاندارد سازی بخشهای مختلف سیستم
- امکان نظارت بیشتر مدیران سازمان به عملکرد بخشهای مختلف
- تمرکز منابع سازمان

نتیجتا پس از بررسی موارد بالا چنانچه سازمان شما با اهداف بزرگ با صرف هزینه های بالا ، در پی حل مشکلات موجود است ، استفاده از این گونه سیستمها را با در نظر گرفتن موارد بالا و پس از کارشناسی های لازم قابل بررسی می باشد .

با تشکر از آقای منسومی

ERP 3

شاید ارائه تعاریفی دیگر برای ERP بتواند به شناخت بهتر این مجموعه کمک
      نماید.

• "ERP را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف نمود که دارای اجزا و
          یا ماژولهایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری،
          مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری
          و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختار
          ERP بگونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده
          و جریانی روان از اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان فراهم می آورد."
        
• "روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت،
          تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکتهای تولیدی، توزیعی و
          خدماتی."
• "ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان
          اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی،
          زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
• " سیستمهای ERP سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و
          فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین
          آنها یکپارچه می نماید."
• "ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان
          است."
• "ERP سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان
          طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به
          مشتریان در محیطی یکپارچه است."
• "ERP یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه
          است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ،
          مالی ، بازاریابی و فروش و ... پشتیبانی می نماید و منجر به یکپارچگی وظایف
          ( Functions ) در سازمان می شود."
• " یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط
          یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران
          سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و
          عملیات سازمان را مدیریت نماید."
• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و
          فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی
          فرآیندهای داخلی سازمان است.
      

آنچه در تعریف اول ارائه شده و سایر تعاریف مهم است، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از  جمله Planning و Resource. چراکه این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر ازآن را پوشش می دهد.

 آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن  سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می سازد. در آینده بصورت مفصل در مورد تفاوت ERP با سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه موجود در بازار و بخصوص بازار نرم افزاری ایران بحث خواهد شد.

ERP 2

تعریفE.R.P

ارائه تعریفی جامع برای ERP مشکل است. صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد. شاید آشنایی با ویژگیها، قابلیتها و کارکردهای ERP در بخشهای مختلف سازمان در آینده بتواند کمک خوبی برای شناخت کامل این سیستم باشد اما در این بخش برای اینکه بتوانیم زمینه های لازم را برای پرداخن به بخشهای بعدی فراهم آوریم، تعاریف مختلفی را که برای این سیستم ارائه شده است، مورد بررسی قرار می دهیم.

یکی از بهترین تعاریفی که برای ERP وجود دارد عبارت است از:

" بسته نرم افزاری کاربردی ERP یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ای است که تمام فرایندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.

دست یابی به حداکثر کارایی در پیاده سازی این نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نیازهای سازمانی، بسیار پیچیده است.ERP به سازمان برای فعالیت در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرایند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time کمک بسیار زیادی می کند."

در تعریف فوق نکات قابل توجهی وجود دارد که قبل از پرداختن به سایر تعریف ها بهتر است آنها را مورد بررسی قرار دهیم.

تعریف بیانگر این موضوع است که ERP یک مجموعه یا یک Suit نرم فزاری است. در ادبیات فناوری اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه های نرم افزاری مستقل ولی مرتبط به یکدیگری اطلاق می شود که برای دست یابی که مقاصد خاصی طراحی شده اند. امکان تبادل سریع اطلاعات بین این نرم افزارها و همسانی محیط کاری در آنها، از مهمترین ویژگیهای این مجموعه هاست. این مجموعه نرم افزارها هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. ولی در عین استقلال عملیاتی، امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی امکان پذیر است و از سوی دیگر ساختار ظاهری و یا User interface در همه آنها بسیار به یکدیگر شبیه است. ERP ها دقیقا چنین ویژگی را دارند یعنی خود مجموعه ای از چندین نرم افزار مستقل ولی مرتبط به یکدیگر هستند که امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی وجود دارد.

بلافاصله در همین تعریف بر ساختار ماژولار البته از نوع یکپارچه سیستم تاکید شده است. ماژولها در ادبیات برنامه نویسی به مجوعه برنامه های مستقلی اطلاق می شود که در داخل برنامه های دیگر به اجرا در می آیند. در تعریف ارائه شده برای ERP، منظور از ساختار ماژولار بیشتر استقلال بخشهای مختلف برنامه از یکدیگراست به این معنا که وجود برنامه ها یا نرم افزارها یا ماژولهای مختلفی از جمله مالی و حسابداری، منابع انسانی، برنامه ریزی و کنترل تولید و عملیات و ... در دل یک بسته ERP مانع از توسعه بخشهایی از ERP در سازمان نمی شود. بنابراین شما حتی می توانید به صورت انتخابی بخشهایی(ماژولهایی) از یک بسته نرم افزاری ERP را انتخاب و پیاده سازی نمایید بدون اینکه نیاز به پیاده سازی تمامی بخشهای آن باشد. ساختار ماژولار ERP این امکان رابه شما می دهد که ماژولهای مختلف را از تامین کنندگان مختلف تهیه و سپس مجموعه آنها را در کنار یکدیگر قرار دهید. البته رعایت استاندارهایی در تولید ERP از طرف تامین کنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهیل در انجام این کار شده است. در حال حاضر شرکتهایی هستند که که بخشهای مختلف ERP خود را حتی از بیش از 3 یا 4 تامین کننده تهیه کرده و سپس آنها را در کنار هم قرار داده اند.

یکپارچگی ماژولها در سیستم ERP به معانی مختلفی می تواند باشد. یکپارچگی از لحاظ امکان افزودن ماژولهای جدید، یکپارچگی از لحاظ پوشش دادن به تمامی فرایندهای مورد نیاز در یک بخش سازمان، یکپارچگی از لحاظ عدم تکرار برخی از فرایندها و یا حتی بخش یا بخشهایی از یک فرایند، یکپاچرگی از لحاظ اطلاعاتی و عدم تکرار داده ها در کل سیستم و.... اما آنچه که می توان از این تعریف بصورت کلی استنباط نمود، پوشش کامل نرم افزار بر روی فرایندهایی است که نرم افزار برای آنها پیاده سازی می شود. به عنوان مثال با پیاده سازی ماژول حسابداری و مالی، تمامی فرایندهایی که در واحد حسابداری و مالی سازمان تعریف شده اند، تحت پوشش قرار می گیرند.

از پیش طراحی، آماده و مهندسی شده بودن ERP بیانگر بخشی دیگر از ویژگیهای این بسته نرم افزاری است. سیستمهای ERP بر اساس بهترین فرایندهای موجود یا Best Practice ها در بخشهای مختلف صنعت طراحی شده اند. به این معنا که فرایندهایی که در بسته های نرم افزاری ERP برای پشتیبانی از روالهای کلیدی سازمان قرار گرفته است، بر اساس رویه های استانداری طراحی شده که به تجربه ثابت شده بهترین راه برای انجام آن فرایند خاص است. به عنوان مثال رویه های حسابداری تعبیه شده در ماژول حسابداری و مالی این سیستم از بررسی و تجزیه و تحلیل سیستمهای مالی سازمانهای بسیار گرفته شده و در نهایت رویه ای ارائه شده که آزمونهای مختلف را پشت سر گذاشته و بهترین راه برای انجام آن فرایند است.

یکی از ویژگیهایی که لازم است در این بخش مورد توجه قرار گیرد، آماده بودن این نرم افزار است. بسته نرم افزاری ERP بصورت آماده و از پیش طراحی شده با توجه به ویژگیهایی که قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه کنندگان مختلفی آن را در اختیار سازمانها قرار می دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر یک از آنها دارای ویژگیهای خاص خود بوده و تفاوتهای زیادی بین آنها وجود دارد. این تفاوت بیشتر ناشی از پیش زمینه شرکتهای عرضه کننده ERP است. برخی از آنها پیش زمینه حسابداری و مالی خوبی دارند و به همین جهت ماژولهای حسابداری و مالی عرضه شده توسط آنها از شهرت زیادی برخوردار است. برخی دارای زمینه تولیدی هستند و برخی دارای زمینه تخصصی تهیه سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی. این تفاوت در زمینه ها از یک سو و از سوی دیگر توجه این عرضه کنندگان به صنایع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث تولید بسته های نرم افزاری ERP متفاوتی شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط یک عرضه کننده بسیار مناسب صنعت خودرو است و دیگری برای دانشگاهها و مراکز آموزشی مناسب است. با وجود این تفاوتها از لحاظ ساختاری و ترکیبی تفاوت چندانی بین بسته های ERP مختلف وجود ندارد. ذکر این نکته در اینجا لازم است که برخی سازمانها بسته نرم افزاری ERP را خریداری نمی کنند بلکه با توجه به تخصصی که در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام می کنند که البته این موضوع دارای مزایا و معایب بی شماری است که در فرصتی مناسب به آن پرداخته خواهد شد.

پیاده سازی ERP در سازمان بستری یکپارچه برای تبادل سریع اطلاعات بین بخشها و فرایندهای مختلف فراهم می آورد. این یکپارچگی بیشتر از آنجا ناشی می شود که تمامی اطلاعات سیستم تنها در یک پایگاه داده ذخیره سازی شده و مانند سیستمهای جزیره ای موجود در سازمانها، اطلاعات در پایگاههای داده ای متفاوت با یکدیگر از جنبه های مختلف، ذخیره سازی نمی شود. یکسانی زیرساخت توسعه ERP در ماژولهای مختلف امکان توسعه آن را در کوتاه مدت و بلند مدت فراهم می آورد. به بیانی دیگر از یک Platform و زبان برنامه نویسی یکسان در طراحی و ساخت تمامی ماژولهای ERP استفاده می شود