ERP4

چطور ERP باعث بهبود عملکرد موسسه می‌شود؟
مهمترین ارزشی که ERPها ایجاد می‌کنند، بهبود روشی است که موسسه سفارش‌های مشتری را دریافت کرده آنها را پردازش می‌نماید. ERP سفارش مشتری را می‌گیرد و مسیری نرم‌افزاری برای تکمیل این فرم سفارش و طی شدن مراحل مختلف آن به صورت اتوماتیک فراهم می‌کند. این رویای ERP است، ولی واقعیت کمی خشن‌تر است.

مشکل اصلی
مردم دوست ندارند تغییر کنند، و ERP از آنها می‌خواند روش کارشان را عوض کنند. این دلیل سخت بودن کسب مزایای ERP است. خود نرم‌افزار اهمیت بسیار کمتری از صورت گرفتن تغییرات در روند کار موسسه دارد. اگر نرم‌افزاری تهیه و نصب کنید، بدون آنکه تغییری در روند کار افراد موسسه خود ایجاد نمایید، ممکن است هیچیک از مزایای ERP را بدست نیاورید، و حتی برعکس، ممکن است نرم‌افزار جدید باعث کندتر شدن کار آنها شود.

انجام یک پروژه ERP چقدر طول می‌کشد؟
نصب یک ERP کار چندان ساده‌ای نیست. اگر فروشنده نرم‌افزار ادعا می‌کند در مدت کوتاهی مثل سه یا شش ماه سیستم جدید را را راه‌اندازی خواهد کرد، نباید گول بخورید. کاری که در چنین زمان کوتاهی انجام شود حتما ناقص است: یا موسسه خیلی کوچک بوده، یا پیاده‌سازی ERP به بخش کوچکی از موسسه محدود شده، و یا آنکه موسسه فقط از امکانات مالی ERP استفاده می‌نماید (که در این صورت ERP چیزی بیشتر از یک برنامه حسابداری خیلی گران نیست). برای آنکه ERP درست بکار گرفته شود، حتما باید تغییراتی در وظایف و روند کار کارکنان موسسه ایجاد شود، و این کاری سخت است. در غیر این صورت، اگر روند کار تغییر نکند، به آن معنی است که روش‌های مورد استفاده در موسسه شما کاملا عالی بوده‌اند، که در این حالت شما دلیلی برای فکر کردن درباره‌ی ERP ندارید. انتقال به یک سیستم ERP به طور متوسط بین یک تا سه سال طول می‌کشد، ولی مهمترین مساله‌ای که باید مورد توجه قرار بگیرد این نیست. مساله اصلی این است که شما چرا به ERP احتیاج دارید و چطور از آن برای بهبود کارتان استفاده می‌کنید.

ERP چه چیزهایی را اصلاح می‌کند؟
پنج دلیل اصلی برای استفاده از ERP ها وجود دارد:
• یکپارچه کردن اطلاعات مالی
• یکپارچه کردن اطلاعات سفارش مشتری
• استاندارد کردن وسرعت دادن به فرآیند تولید
• کاهش اسناد کاغذی
• استاندارد کردن اطلاعات منابع انسانی

هزینه‌های پنهان ERP
اغلب موسساتی که نرم‌افزارهای ERP را بکار گرفته‌اند معترفند که هزینه‌های مهمی نادیده یا دست‌کم گرفته شده‌اند. مواردی که بیشتر باعث کسری بودجه در پروژه‌های ERP می‌شوند اینهایند:
1) آموزش
این مهمترین هزینه‌ای است که ناچیز انگاشته‌ می‌شود. هزینه‌ی آموزش از آن رو زیاد می‌شود که کارکنان مجبورند یک مجموعه فرآیند تازه را بیاموزند، نه یک نرم‌افزار جدید را. به همین دلیل هم موسسات آموزشی بیرونی نمی‌توانند کمکی به شما بکنند و باید برای ایجاد یک برنامه‌ی آموزشی اختصاصی برای کارکنان خود آماده باشید.
2) یکپارچه سازی و تست
تست و آزمایش اتصال بین ERP و ابزارها و برنامه‌های دیگری که به طور موردی در موسسات مختلف وجود دارند، ممکن است یکی دیگر از هزینه‌های دست‌کم گرفته شده باشد. این می‌تواند از موارد عمده (مثل سیستم‌های تجارت الکترونیک و یا زنجیره‌ی پشتیبانی) تا موارد جزیی (مانند ابزارهای خواندن بارکد و محاسبه‌ی مالیات) را شامل شود. همه‌ی این موارد باید با ERP ارتباط برقرار نمایند. اگر فروشنده‌ی ERP راه‌حل‌هایی برای این مشکلات ارائه نکند، ناچار می‌شوید خود ملحقاتی برای این موارد ایجاد نمایید. تست یکپارچه سازی ERP باید برپایه‌ی فرآیند باشد (Process-oriented). کهنه‌کارها توصیه می‌کنند به جای ایجاد داده‌های الکی و حرکت دادن آنها بین اجزای نرم‌افزار، یک سفارش واقعی را روی سیستم آزمایش کنید: از نقطه‌ی شروع سفارش تا ارسال آن و دریافت رسید، و ترجیحا هم با مشارکت خود کارکنان موسسه و ایفای وظایفشان در مراحل انجام این سفارش.
3) اهلی کردن (Customization)
ملحقاتی که درباره‌شان صحبت شد تنها شروع هزینه‌های یکپارچه سازی ERP هستند. چیز پرهزینه‌تر (که در صورت امکان باید از آن اجتناب هم کرد) اهلی کردن خود برنامه‌ی ERP و سازگار کردن آن با موسسه است. این اتفاق وقتی می‌افتد که برنامه‌ی ERP همه‌ی نیازهای تجارت شما را برآورده نسازد و شما تصمیم بگیرید نرم‌افزار را دستکاری کنید. در این صورت شما با آتش بازی می‌کنید! اهلی کردن ممکن است همه‌ی اجزای ERP را متاثر نماید، چون آنها با هم مرتبطند. در این صورت ارتقای ERP هم کابوس دیگری خواهد بود، چون باید همه‌ی مراحل اهلی سازی را برای نسخه‌ی جدید تکرار کنید. ممکن است کار کند، ممکن است کار نکند. به هر حال فروشنده نرم‌افزار به شما کمک نخواهد کرد. شما باید افرادی را برای اهلی سازی استخدام کنید و همیشه آنها را برای نگهداری سیستم حفظ کنید.
4) تبدیل داده‌ها
انتقال اطلاعاتی چون رکوردهای مشتریان و تهیه‌کنندگان، داده‌های طراحی محصول و مانند اینها از سیستم قدیمی به سیستم جدید کاری هزینه‌بر است. در بسیاری از سیستم‌های قدیمی اطلاعات بدرد نخور زیادی جمع شده است، که موقع انتقال به سیستم جدید دردسر ساز می‌شود. حتی داده‌های تمیز هم ممکن است برای هماهنگ شدن با تغییر فرآیند‌ها در ERP مشکلاتی داشته‌باشند.
5) تحلیل داده‌ها
خیلی وقت‌ها داده‌های ERP برای پردازش و تحلیل شدن باید با داده‌های سیستم‌های خارجی ترکیب شوند. کسانی که نیازهای تحلیلی زیادی دارند باید هزینه‌ی یک انباره‌ی داده‌ای (Data warehouse) را در بودجه‌ی ERP پیش‌بینی کنند. این امر دشواری‌های خاص خودش را دارد: به روز کردن همه‌ی اطلاعات ERP در انباره‌ی داده به طور روزانه کار سختی است و ERP ها برای مشخص کردن اینکه چه داده‌هایی در طول هر روز تغییر کرده کمک چندانی نمی‌کنند. نتیجه اینکه آدم‌های عاقل قبل از تنظیم بودجه همه‌ی نیازهای تحلیلی‌شان را می‌سنجند.
6) مشاوره تا بی‌نهایت
در مواقعی که تحویل سیستم ERP با موفقیت انجام نمی‌شود، هزینه‌های مشاوره سر به فلک می‌گذارند. برای پیش‌گیری از این مشکل باید در هنگام آموزش کارکنان اهدافی قابل اندازه‌گیری مشخص و به مشاور ابلاغ شود.
7) جایگزینی نیروها
موفقیت یک پروژه ERP به مقدار زیادی بستگی به نیروهای با تجربه‌ی آن دارد. از دست دادن این نیروها می‌تواند هزینه‌های جانبی برای پروژه ایجاد کند.
8) تیم پیاده‌سازی نمی‌تواند متوقف شود
خیلی از موسسات پیاده سازی یک ERP را با انجام پروژه‌های دیگر نرم‌افزاری مشابه می‌دانند. آنها انتظار دارند وقتی که نرم‌افزار نصب شد، کار تیم سازنده‌ی آن تمام شود. ولی این اتفاق درباره‌ی نمی‌افتد. کسانی که ERP را پیاده‌سازی کرده‌اند برای موسسه بسیار با ارزش خواهند بود، چون آنها به دلیل درگیر بودن با ERP موسسه، درباره‌ی فرآیند‌های کارکنان بیشتر از خود آنها می‌دانند. موسسات نمی‌توانند تیم پروژه را مرخص کنند، چون پس از ساخت نرم‌افزار کارهای زیاد دیگری باقی‌می‌ماند. فقط نوشتن گزارش‌ها یکسالی طول می‌کشد. متاسفانه موسسات کمتر برای آشفتگی پس از ERP برنامه‌ریزی می‌کنند و آنرا در بودجه خود منظور نمی‌نمایند.
9) انتظار برگشت سرمایه (ROI)
از جمله اشتباهات بازمانده از روش‌های سنتی مدیریت پروژه‌های نرم‌افزاری این است که موسسه انتظار دارد به محض نصب نرم‌افزار، از ارزش افزوده‌ی ناشی از آن بهره‌مند شود، و تیم نرم‌افزار هم منتظر یک دوره استراحت و شاید هم تشویق است. هیچکدام از این انتظارات در ERP برآورده نمی‌شوند. اغلب سیستم‌ها تا زمانی که مدتی کار نکنند و اثر خود را بر فرآیند تجاری سیستم نگذارند، ارزش خود را نشان نمی‌دهند. و تیم نرم‌افزار هم تا وقتی که تلاش‌هایش به نتیجه نرسد پاداشی نمی‌گیرد.
10) دوره‌ی افسردگی پس از ERP
اغلب اوقات ERP ها پس از نصب باعث اختلالاتی در موسسه می‌شوند. نتایج یک بررسی نشان می‌دهد یک چهارم موسساتی که از ERP استفاده کرده بودند تصدیق می‌کنند که پس از شروع بکار ERP دچار کاهش کارایی شده‌اند. درصد حقیقی مسلما بیش از این است. دلیل اصلی کاهش کارایی این است که همه‌ی کارها به شکلی متفاوت با قبل انجام می‌شوند. وقتی افراد نمی‌توانند کارهایشان را با روش‌های متداول انجام دهند و هنوز هم به روش جدید تسلط ندارند، تجارت موسسه دچار تشنج می‌شود.

چرا پروژه‌های ERP اغلب شکست می‌خورند؟

مهمترین دلیلش همان است که پیش از این هم گفته شد. ERP روند کار افراد را در تمام موسسه دگرگون می‌کند. اگر کارکنان در هر یک از بخش‌ها با این امر که روش‌های جدید بهتر از روش‌های قبلی هستند موافق نباشند، در مقابل استفاده از نرم‌افزار مقاومت می‌کنند، یا از بخش IT می‌خواهند که نرم‌افزار را طوری تغییر دهد که با روش کار فعلی‌شان منطبق شود. این جایی است که پروژه ERP زمین می‌خورد. اینجاست که جنگی سیاسی بر سر اینکه نرم‌افزار چطور کار کند درمی‌گیرد. بخش IT بودجه بیشتری مصرف می‌کند تا خواسته‌های افراد صاحب نفوذ موسسه را تامین کند. این اهلی سازی نرم‌افزار را ناپایدار (Unstable) و نگهداری آن را سخت‌تر می‌کند. ریشه‌ی اغلب قصه‌های وحشتناکی که در مطبوعات درباره‌ی ERP ها می‌خوانید در تغییراتی است که موسسه در هسته‌ی اصلی ERP ایجاد کرده تا آن را منطبق بر روش‌های کاری خود کند. چون ERP بیشتر فعالیت‌های موسسه را پوشش می‌دهد، یک خرابی در نرم‌افزار می‌تواند کار کل موسسه را مختل کند.

ولی بخش IT می‌تواند در بیشتر موارد اشکالات را برطرف کند، و کمتر موسسه‌ی بزرگی می‌تواند از اهلی سازی اجتناب نماید. چون هر تجارتی ویژگی‌هایی دارد که سازنده نرم‌افزار در هنگام ساخت نمی‌توانسته آنها را پیش‌بینی کند. اشتباهی که موسسات مرتکب می‌شوند این است که تصور می‌کنند تغییر عادات کارکنان آسان‌تر از اهلی کردن نرم‌افزار است. این طور نیست. مقاومت درونی موسسه در برابر تغییر یکی از دلایل متداول شکست پروژه‌های ERP است.

اگر این مسائل هم حل شوند، باز هم نصب برنامه‌ای به پیچیدگی یک ERP دشواری‌های زیادی دارد. تنظیم سوییچ‌های ERP برای آنکه با نیازهای موسسه منطبق شود، نیاز به درک عمیقی از روند عملیات فعلی دارد؛ عملیاتی که پس از تنظیم ERP بازسازی خواهد شد.

روش‌های اجرای پروژه‌ی ERP
سه روش متداول برای نصب یک ERP وجود دارد:
انفجار بزرگ (The Big Bang)- این روش بلندپروازانه‌ترین و سخت‌ترین راه ایجاد یک ERP است. در این روش موسسه یکباره همه‌ی سیستم‌های قدیمی خود را کنار می‌گذارد و یک سیستم ERP واحد در تمام موسسه راه می‌اندازد. هرچند روزگاری این روش بر ایجاد ERP ها حکمفرما بود، امروز کمتر از آن استفاده می‌شود. واداشتن همه به پذیرش سیستم جدید به طور یکدفعه و همزمان کاری مهیب است، چون سیستم جدید هیچ مدافعی ندارد. هیچکس در موسسه تجربه‌ی کار با آن را ندارد، بنابراین هیچکس اطمینان ندارد که سیستم جدید کارش را درست انجام می‌دهد.
راهبرد انتخابی (Franchising Strategy)- این روش به شرکت‌های بزرگ توصیه می‌کند خیلی از فرآیندها را بین بخش‌های مختلف به اشتراک نگذارند، بلکه در هر بخش نسخه‌ی مجزایی از ERP نصب شود و تنها از طریق برخی فرآیندهای خاص (مانند نگهداری اطلاعات مالی) در همه‌ی موسسه مشترک باشند. این متداول‌ترین راه است. در این حالت هر بخش از موسسه نسخه‌ی خاص خودش از ERP را دارد که سیستمی جدا با پایگاه داده‌ای جداست. این سیستم‌ها تنها از طریق به اشتراک گذاشتن اطلاعات لازم برای بدست آوردن تصویری کلی از کار همه‌ی واحدهای موسسه (مثلا سود واحدهای مختلف) به هم مربوط می‌شوند، یا از طریق فرآیندهایی که در همه‌ی بخش‌ها تقریبا یکسان هستند (مثلا مدیریت منابع انسانی). در این روش ابتدا یکی از بخش‌ها که صبر و حوصله بیشتری دارد و درصورت پیش آمدن اشکل به اصل تجارت ضربه نمی‌زند، برای راه اندازی یک سیستم آزمایشی انتخاب می‌شود و پس از رفع نقایص ERP در این بخش، کار روی بخش های دیگر آغاز می‌شود. برنامه‌ریزی برای این روش بلند مدت است.
فروکوفتن (Slam Dunk)- در این روش ERP فرآیند طراحی را دیکته می‌کند، و تمرکز تنها روی تعداد کمی از فرآیندهای کلیدی (مانند آنهایی که در مدل مالی سیستم هستند) است. این روش بیشتر برای موسسات کوچکی مناسب است که می‌خواهند با ایجاد ERP رشد کنند. در این روش هدف راه‌اندازی سریع ERP است، و جدا شدن از روش‌های پیچیده ی مهندسی مجدد، با استفاده از فرآیندهای بقچه‌بندی (Canned) شده‌ی ERP. موسساتی که ERP را اینگونه به خدمت گرفته‌اند نمی‌توانند ادعا کنند برگشت سود زیادی از سیستم جدید برده‌اند. اغلب آنها از این سیستم به عنوان زیربنایی برای کوشش‌های بعدی استفاده می‌کنند. چنین سیستمی فقط کمی از سیستم‌های قدیمی بهتر است، چون کارکنان را وادار به تغییر هیچیک از عادات قدیمی‌شان نمی‌کند.

چطور ERP با تجارت الکترونیک سازگار می‌شود؟
همه برای حمله‌ی تجارت الکترونیک آماده نبودند. برنامه‌های ERP پیچیده‌اند و برای استفاده‌ی عمومی ساخته نشده‌اند. آنها فرض می‌کنند کسانی که سفارش‌ها را پیگیری می‌کنند فقط کارکنان موسسه شما هستند که برای استفاده از این سیستم آموزش دیده‌اند. اما اکنون مشتریان و کارپردازان شما هم خواستار دسترسی به همان اطلاعات از طریق وب سایت شما هستند (چیزهایی مثل وضعیت سفارش، فاکتور و ...). این یعنی بخش IT باید دو کانال جدید برای دسترسی به ERP ایجاد کند: Business-to-Consumer و Business-to-Business. فروشندگان سنتی ERP مشغول تلاشی سخت برای ایجاد ایین قابلیت‌ها در محصولاتشان هستند.

یکی از مهمترین مشکلات یکپارچه سازی ERP و تجارت الکترونیکی این است که اینترنت هیچوقت نمی‌ایستد. برنامه‌های ERP بزرگ و پیچیده هستند و به نگهداری احتیاج دارند. وصل کردن مستقیم سایت وب به ERP راه خوبی نیست، چون باعث می‌شود در مواقعی که ERP برای نگهداری و تعمیرات غیر فعال است، وب سایت هم کار نکند. اغلب کهنه‌کاران تجارت الکترونیک ارتباط بین ERP و تجارت الکترونیک را طوری می‌سازند که قابل انعطاف باشد و در مواقعی که ERP برای تعمیرات و نگهداری غیر فعال است، برنامه تجارت الکترونیک به کارش ادامه دهد.

برای حل مشکلات این ارتباط، نرم‌افزارهای میان‌افزار (Middleware) و EAI ایجاد شده‌اند. این ابزارها نقش مترجم را ایفا می‌کنند، یعنی اطلاعات را از ERP می‌گیرند و آن را به فرمتی تبدیل می‌کنند که نرم‌افزار تجارت الکترونیک بتواند از آن استفاده کند.

مرجع: http://www.dadeban.com/

ERP 3

شاید ارائه تعاریفی دیگر برای ERP بتواند به شناخت بهتر این مجموعه کمک
      نماید.

• "ERP را می توان به عنوان نرم افزار یکپارچه ای تعریف نمود که دارای اجزا و
          یا ماژولهایی برای برنامه ریزی، تولید، فروش، بازاریابی، توزیع، حسابداری،
          مدیریت منابع انسانی، مدیریت پروژه، مدیریت موجودی، مدیریت خدمات و نگهداری
          و تعمیرات، مدیریت حمل و نقل و بازرگانی الکترونیک است. معماری و ساختار
          ERP بگونه ای است که یکپارچگی و جامعیت اطلاعات سطح سازمان را فراهم نموده
          و جریانی روان از اطلاعات بین بخشهای مختلف سازمان فراهم می آورد."
        
• "روشی برای برنامه ریزی و کنترل موثر تمامی منابع مورد نیاز برای دریافت،
          تولید، ارسال و پاسخگویی به نیازهای مشتریان، در شرکتهای تولیدی، توزیعی و
          خدماتی."
• "ERP یک بسته نرم افزاری تجاری است که هدف آن یکپارچگی اطلاعات و جریان
          اطلاعات بین تمامی بخشهای سازمان از جمله مالی، حسابداری، منابع انسانی،
          زنجیره عرضه و مدیریت مشتریان است.
• " سیستمهای ERP سیستمهای اطلاعاتی قابل تغییر و تنظیمی هستند که اطلاعات و
          فرایندهای مبتنی بر اطلاعات در سازمان را در درون واحدهای سازمانی و بین
          آنها یکپارچه می نماید."
• "ERP یک پایگاه داده، یک برنامه کاربردی و یک واسط یکپارچه در تمامی سازمان
          است."
• "ERP سیستمهایی مبتنی بر کامپیوتر هستند که برای پردازش تراکنشهای سازمان
          طراحی شده اند و هدف آنها تسهیل برنامه ریزی، تولید و پاسخگویی به موقع به
          مشتریان در محیطی یکپارچه است."
• "ERP یک بسته نرم افزاری استاندارد مشتمل بر چندین ماژول مرتبط و یکپارچه
          است که کلیه فرآیندهای تجاری یک سازمان را اعم از تولید ، منابع انسانی ،
          مالی ، بازاریابی و فروش و ... پشتیبانی می نماید و منجر به یکپارچگی وظایف
          ( Functions ) در سازمان می شود."
• " یک راه حل سیستمی مبتنی بر فناوری اطلاعات است که منابع سازمان را توسط
          یک سیستم به هم پیوسته، به سرعت و با دقت و کیفیت بالا در کنترل مدیران
          سطوح مختلف سازمان قرار می دهد تا به طور مناسب فرایند برنامه ریزی و
          عملیات سازمان را مدیریت نماید."
• ERP به مثابه ستون فقرات اطلاعاتی یک سازمان از لحاظ بانک های اطلاعاتی و
          فرآیندهای سازمانی محسوب شده و به منزله نرم افزاری برای پشتیبانی
          فرآیندهای داخلی سازمان است.
      

آنچه در تعریف اول ارائه شده و سایر تعاریف مهم است، توجه و تمرکز بیشتر بر روی عبارت Enterprise در اختصار ERP است تا توجه به عبارات دیگر اختصار از  جمله Planning و Resource. چراکه این سیستم فراتر از برنامه ریزی عمل کرده و با وجود تمرکز بر روی منابع سازمان، عناصری فراتر ازآن را پوشش می دهد.

 آنچه که در این تعاریف بیش از همه نمود دارد، یکپارچگی و استاندارد بودن  سیستم ERP است و همین دو جنبه مهم از ERP آنرا از سایر سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه متمایز می سازد. در آینده بصورت مفصل در مورد تفاوت ERP با سیستمهای اطلاعاتی یکپارچه موجود در بازار و بخصوص بازار نرم افزاری ایران بحث خواهد شد.

ERP 2

تعریفE.R.P

ارائه تعریفی جامع برای ERP مشکل است. صاحب نظران تعاریف مختلفی برای ERP ارائه داده اند که هر کدام جنبه های خاصی از این سیستم را مورد توجه قرار می دهد. شاید آشنایی با ویژگیها، قابلیتها و کارکردهای ERP در بخشهای مختلف سازمان در آینده بتواند کمک خوبی برای شناخت کامل این سیستم باشد اما در این بخش برای اینکه بتوانیم زمینه های لازم را برای پرداخن به بخشهای بعدی فراهم آوریم، تعاریف مختلفی را که برای این سیستم ارائه شده است، مورد بررسی قرار می دهیم.

یکی از بهترین تعاریفی که برای ERP وجود دارد عبارت است از:

" بسته نرم افزاری کاربردی ERP یک مجموعه از ماژولهای یکپارچه آماده راه اندازی از پیش طراحی شده و از پیش مهندسی شده ای است که تمام فرایندهای تجاری سازمان را پوشش می دهد.

دست یابی به حداکثر کارایی در پیاده سازی این نرم افزار با هماهنگ سازی آن با نیازهای سازمانی، بسیار پیچیده است.ERP به سازمان برای فعالیت در محیطی یکپارچه از نظر اطلاعاتی و فرایند گرا و اطلاعات محور و بصورت Real-time کمک بسیار زیادی می کند."

در تعریف فوق نکات قابل توجهی وجود دارد که قبل از پرداختن به سایر تعریف ها بهتر است آنها را مورد بررسی قرار دهیم.

تعریف بیانگر این موضوع است که ERP یک مجموعه یا یک Suit نرم فزاری است. در ادبیات فناوری اطلاعات و ارتباطات، Suit به مجموعه های نرم افزاری مستقل ولی مرتبط به یکدیگری اطلاق می شود که برای دست یابی که مقاصد خاصی طراحی شده اند. امکان تبادل سریع اطلاعات بین این نرم افزارها و همسانی محیط کاری در آنها، از مهمترین ویژگیهای این مجموعه هاست. این مجموعه نرم افزارها هر کدام برای هدف خاصی طراحی شده اند. ولی در عین استقلال عملیاتی، امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی امکان پذیر است و از سوی دیگر ساختار ظاهری و یا User interface در همه آنها بسیار به یکدیگر شبیه است. ERP ها دقیقا چنین ویژگی را دارند یعنی خود مجموعه ای از چندین نرم افزار مستقل ولی مرتبط به یکدیگر هستند که امکان تبادل اطلاعات در بین آنها به راحتی وجود دارد.

بلافاصله در همین تعریف بر ساختار ماژولار البته از نوع یکپارچه سیستم تاکید شده است. ماژولها در ادبیات برنامه نویسی به مجوعه برنامه های مستقلی اطلاق می شود که در داخل برنامه های دیگر به اجرا در می آیند. در تعریف ارائه شده برای ERP، منظور از ساختار ماژولار بیشتر استقلال بخشهای مختلف برنامه از یکدیگراست به این معنا که وجود برنامه ها یا نرم افزارها یا ماژولهای مختلفی از جمله مالی و حسابداری، منابع انسانی، برنامه ریزی و کنترل تولید و عملیات و ... در دل یک بسته ERP مانع از توسعه بخشهایی از ERP در سازمان نمی شود. بنابراین شما حتی می توانید به صورت انتخابی بخشهایی(ماژولهایی) از یک بسته نرم افزاری ERP را انتخاب و پیاده سازی نمایید بدون اینکه نیاز به پیاده سازی تمامی بخشهای آن باشد. ساختار ماژولار ERP این امکان رابه شما می دهد که ماژولهای مختلف را از تامین کنندگان مختلف تهیه و سپس مجموعه آنها را در کنار یکدیگر قرار دهید. البته رعایت استاندارهایی در تولید ERP از طرف تامین کنندگان و فروشندگان (vendor) نرم افزار باعث تسهیل در انجام این کار شده است. در حال حاضر شرکتهایی هستند که که بخشهای مختلف ERP خود را حتی از بیش از 3 یا 4 تامین کننده تهیه کرده و سپس آنها را در کنار هم قرار داده اند.

یکپارچگی ماژولها در سیستم ERP به معانی مختلفی می تواند باشد. یکپارچگی از لحاظ امکان افزودن ماژولهای جدید، یکپارچگی از لحاظ پوشش دادن به تمامی فرایندهای مورد نیاز در یک بخش سازمان، یکپارچگی از لحاظ عدم تکرار برخی از فرایندها و یا حتی بخش یا بخشهایی از یک فرایند، یکپاچرگی از لحاظ اطلاعاتی و عدم تکرار داده ها در کل سیستم و.... اما آنچه که می توان از این تعریف بصورت کلی استنباط نمود، پوشش کامل نرم افزار بر روی فرایندهایی است که نرم افزار برای آنها پیاده سازی می شود. به عنوان مثال با پیاده سازی ماژول حسابداری و مالی، تمامی فرایندهایی که در واحد حسابداری و مالی سازمان تعریف شده اند، تحت پوشش قرار می گیرند.

از پیش طراحی، آماده و مهندسی شده بودن ERP بیانگر بخشی دیگر از ویژگیهای این بسته نرم افزاری است. سیستمهای ERP بر اساس بهترین فرایندهای موجود یا Best Practice ها در بخشهای مختلف صنعت طراحی شده اند. به این معنا که فرایندهایی که در بسته های نرم افزاری ERP برای پشتیبانی از روالهای کلیدی سازمان قرار گرفته است، بر اساس رویه های استانداری طراحی شده که به تجربه ثابت شده بهترین راه برای انجام آن فرایند خاص است. به عنوان مثال رویه های حسابداری تعبیه شده در ماژول حسابداری و مالی این سیستم از بررسی و تجزیه و تحلیل سیستمهای مالی سازمانهای بسیار گرفته شده و در نهایت رویه ای ارائه شده که آزمونهای مختلف را پشت سر گذاشته و بهترین راه برای انجام آن فرایند است.

یکی از ویژگیهایی که لازم است در این بخش مورد توجه قرار گیرد، آماده بودن این نرم افزار است. بسته نرم افزاری ERP بصورت آماده و از پیش طراحی شده با توجه به ویژگیهایی که قبلا به آن اشاره شد در بازار موجود است و عرضه کنندگان مختلفی آن را در اختیار سازمانها قرار می دهند. البته ERP عرضه شده توسط هر یک از آنها دارای ویژگیهای خاص خود بوده و تفاوتهای زیادی بین آنها وجود دارد. این تفاوت بیشتر ناشی از پیش زمینه شرکتهای عرضه کننده ERP است. برخی از آنها پیش زمینه حسابداری و مالی خوبی دارند و به همین جهت ماژولهای حسابداری و مالی عرضه شده توسط آنها از شهرت زیادی برخوردار است. برخی دارای زمینه تولیدی هستند و برخی دارای زمینه تخصصی تهیه سیستمهای اطلاعاتی منابع انسانی. این تفاوت در زمینه ها از یک سو و از سوی دیگر توجه این عرضه کنندگان به صنایع خاص و نوع نگرش آنها به ERP، باعث تولید بسته های نرم افزاری ERP متفاوتی شده است. مثلا ERP عرضه شده توسط یک عرضه کننده بسیار مناسب صنعت خودرو است و دیگری برای دانشگاهها و مراکز آموزشی مناسب است. با وجود این تفاوتها از لحاظ ساختاری و ترکیبی تفاوت چندانی بین بسته های ERP مختلف وجود ندارد. ذکر این نکته در اینجا لازم است که برخی سازمانها بسته نرم افزاری ERP را خریداری نمی کنند بلکه با توجه به تخصصی که در سازمان آنها وجود دارد، خود راسا نسبت به توسعه نرم افزار ERP اقدام می کنند که البته این موضوع دارای مزایا و معایب بی شماری است که در فرصتی مناسب به آن پرداخته خواهد شد.

پیاده سازی ERP در سازمان بستری یکپارچه برای تبادل سریع اطلاعات بین بخشها و فرایندهای مختلف فراهم می آورد. این یکپارچگی بیشتر از آنجا ناشی می شود که تمامی اطلاعات سیستم تنها در یک پایگاه داده ذخیره سازی شده و مانند سیستمهای جزیره ای موجود در سازمانها، اطلاعات در پایگاههای داده ای متفاوت با یکدیگر از جنبه های مختلف، ذخیره سازی نمی شود. یکسانی زیرساخت توسعه ERP در ماژولهای مختلف امکان توسعه آن را در کوتاه مدت و بلند مدت فراهم می آورد. به بیانی دیگر از یک Platform و زبان برنامه نویسی یکسان در طراحی و ساخت تمامی ماژولهای ERP استفاده می شود